Annual meeting merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh berbagai perusahaan maupun organisasi setiap tahun. Rapat tahunan tersebut biasanya sangat penting bagi perusahaan sehingga perlu dipersiapkan dengan baik. Simak bagaimana cara menciptakan rapat tahunan yang berkesan disini.
Apa itu Annual Meeting?
Annual Meeting atau Annual General Meeting yang disingkat sebagai AGM, annual meeting adalah rapat umum tahunan yang diadakan oleh berbagai perusahaan di setiap tahun. Namun bagi beberapa perusahaan, khususnya perusahaan besar, rapat tahunan merupakan rapat umum yang diadakan para pemegang saham untuk memberikan suara mengenai permasalahan dalam perusahaan, serta pemilihan dewan direksi baru di perusahaan tersebut. Rapat ini merupakan satu-satunya waktu bagi para eksekutif bisnis dan pemegang saham untuk berinteraksi, umumnya dilakukan oleh perusahaan besar.
Berdasarkan yurisdiksi, aturan dalam rapat dapat berbeda-beda dan tidak ada yang pasti sebagaimana yang telah diuraikan dalam undang-undang di banyak negara. Namun bagi perusahaan yang memiliki sistem perdagangan secara publik memiliki aturan yang lebih ketat. Waktu pelaksanaan rapat umum tahunan biasanya tergantung dari kebijakan dan aturan dalam perusahaan yang bersangkutan, sebagian besar perusahaan mengadakan rapat tahunan pada akhir tahun atau di awal tahun.
Bagaimana Mempersiapkan Meeting Yang Berkesan
Kegiatan annual meeting atau disebut juga company gathering tentu membutuhkan persiapan yang matang agar dapat memberikan kesan yang baik bagi para tamu undangan maupun para peserta rapat. Berikut ini beberapa hal yang dapat menciptakan rapat umum tahunan yang berkesan:
1. Merencanakan Agenda Meeting
Agar rapat dapat memberikan kesan positif, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah merencanakan agenda meeting secara jelas. Sering kali perusahaan tidak mencantumkan di dalam undangan rapat mengenai agenda dan tujuan rapat tersebut.
Padahal dengan mencantumkan tujuan dan agenda rapat, maka rapat akan menjadi lebih efektif. Jika agenda dan tujuan rapat telah ditentukan, Anda akan lebih mudah untuk mempersiapkan materi rapat.
2. Persiapkan Materi Meeting
Selanjutnya mempersiapkan materi meeting yang sesuai dengan agenda rapat. Materi meeting untuk perusahaan umumnya meliputi laporan hasil kinerja selama satu tahun, evaluasi, hingga rencana strategi untuk periode selanjutnya. Agar lebih berkesan, buatlah presentasi yang berbeda pada setiap topik sehingga para peserta akan menjadi lebih mudah untuk memahami materi meeting. Selain itu, perbanyak visual para presentasi agar terlihat lebih menarik.
3. Perhatikan penampilan dengan baik
Penampilan merupakan kesan pertama yang dilihat oleh orang lain kepada diri kita. Oleh karena itu, sebelum menghadiri atau mengadakan rapat, sebaiknya perhatikan penampilan Anda terlebih dahulu. Persiapkan penampilan terbaik untuk bertemu dengan pihak investor dan pihak luar. Penampilan yang baik dan menarik akan memberikan kesan yang positif saat presentasi maupun berbicara di tengah meeting.
4. Persiapkan Venue / Lokasi Meeting
Lokasi yang tepat akan membantu suasana meeting menjadi lebih nyaman dan tenang. Perhatikan tempat atau lokasi diadakan meeting untuk memberikan kesan yang baik. Jika Anda tidak dapat menemukan lokasi yang tepat di kantor, Anda mungkin dapat menyewa ruang meeting di hotel maupun café.
5. Kelengkapan meeting
Selain materi, Anda juga perlu mempersiapkan kelengkapan meeting yang diperlukan dengan baik. Sebelum memulai rapat, pastikan kebutuhan meeting tersedia seperti buku agenda, pensil, ballpoint, sticky note, blocknote, alat-alat presentasi dan lain sebagainya.
Jika kelengkapan rapat telah dipersiapkan dengan baik, peserta maupun pihak investor akan merasa terkesan dengan keseriusan dalam mempersiapkan rapat tersebut.
6. Usahakan untuk tepat waktu
Sering kali peserta rapat datang tidak tepat waktu atau terlambat, hal tersebut dapat membuat kesan yang kurang baik bagi penyelenggara rapat. Sebaliknya penyelenggara rapat juga harus mempersiapkan rapat agar berjalan tepat waktu. Usahakan datang lebih awal untuk melakukan berbagai persiapan dan pengecekan berkala agar tidak ada yang terlewatkan sehingga dapat menghasilkan rapat yang berkesan.
7. Jangan lupakan sesi tanya jawab
Meskipun Anda berusaha untuk menjalani rapat sesuai dengan durasi yang telah ditetapkan, namun Anda tidak boleh melupakan sesi tanya jawab. Sebab sesi tanya jawab merupakan kesempatan bagi para peserta rapat untuk memberikan suara maupun kritik dan saran.
Anda perlu menyediakan waktu khusus untuk sesi tanya jawab, serta memberitahu peserta untuk menyiapkan pertanyaan agar dapat diajukan di akhir pertemuan.
8. Akhiri rapat dengan membuat rencana kegiatan
Selain sesi tanya jawab, Anda juga perlu menyiapkan waktu yang cukup di akhir pertemuan untuk membahas action plan atau rencana kegiatan. Rencana kegiatan haruslah masuk ke dalam agenda rapat tahunan sebagai pedoman untuk membuat strategi kerja pada periode selanjutnya.
Demikianlah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mengadakan annual meeting yang berkesan. Dapatkan informasi menarik lainnya hanya di situs kami.