Selama ini bisnis owner masih beranggapan bahwa melakukan efisiensi harus memangkas biaya. Semua pengeluaran perusahaan harus dipotong: biaya pegawai dipotong, gaji dipotong atau bahkan mesin dijual. Namun, pada kenyataanya ketika bisnis owner melakukan hal tersebut, justru membuat program efisiensi tidak berjalan dengan baik bahkan gagal. Oleh karena itu tahun 2018 ini bisnis harus efisiensi atau mati
Nah, karena itu dalam artikel ini kita akan membahas bagaimana melakukan efisiensi yang tepat guna, sehingga perusahaan dapat berhemat sekaligus bertumbuh. Metode ini sudah menjadi best practice di dunia management, terutama di korporasi internasional, namun masih belum banyak dipraktikkan di segmen small medium enterprise (SME).
Situasi Bisnis Saat ini
Dari dulu hingga sekarang, sudah menjadi kepastian bahwa kompetisi semakin lama pasti semakin ketat, sekarang jamannya VUCA (Volaitility, Uncertainty, Complexity Ambiguity), customer semakin lama semakin cerewet, dulu perusahaan bisa menaikkan harga dengan mudah untuk meningkatkan profit, sekarang tidak segampang itu.
Jika sebuah perusahaan memiliki produk atau layanan yang awalnya merupakan produk dan layanan inovatif, dengan semakin banyaknya kompetisi berangsur berubah menjadi komoditi. Intinya adalah semua perusahaan DIPAKSA oleh situasi untuk:
Memberikan produk atau layanan yang semakin tinggi kualitasnya alias reliabel, Dituntut untuk memberikan produk atau layanan yang diminta tersebut dengan cepat, dan pada saat bersamaan, agar tetap survive, perusahaan harus menekan biaya serendah mungkin dan seefisien mungkin.
Karena itu, dengan efisiensi yang tepat, perusahaan tidak akan melakukan asal potong biaya begitu saja, tapi perlu mempertimbangkan aspek-aspek penting yang dibutuhkan untuk pertumbuhan perusahaan.
Paradigma Lama VS Baru dalam Efisiensi
Hingga sekarang masih banyak pemilik perusahaan yang masih memiliki paradigma lama bahwa: Kalau kualitas mau dinaikkan, maka akan berimbas ke biaya yang naik, kalau kecepatan produk atau layanan ditingkatkan maka akan berimbas ke kualitas yang menurun, dan kalau kecepatan produk atau layanan ditingkatkan, bisa berimbas juga terhadap biaya yang naik.
Intinya adalah selalu ada pertentangan atau lingkaran setan yang membingungkan yang selama ini selalu bertentangan satu sama lain antara kualitas, kecepatan, dan biaya. Gawatnya, customer semakin ke sini semakin menuntut harga yang murah, maunya cepat, tapi juga kualitas bagus. Bagaimana perusahaan bisa menyikapi ini?
Cara satu-satunya adalah dengan memiliki paradigma baru dalam efisiensi, bahwa: “Efisiensi yang tepat adalah efisiensi yang TIDAK MENGORBANKAN KUALITAS, KECEPATAN, dan BIAYA.” Dengan kata lain, efisiensi yang tepat adalah efisiensi yang dapat mendeliver value pelanggan dengan sempurna dengan resource yang tersedikit.
Caranya bagaimana? Dengan melakukan identifikasi yang benar ke luar dan ke dalam, yakni: ke customer, dan ke bisnis. So, jika Anda ingin melakukan efisiensi yang tepat guna, maka harus dilakukan identifikasi apa yang penting bagi perusahaan di dua aspek:
- Di ekonomi yang sedang lesu, apa yang penting bagi pelanggan dan perusahaan
- Pada saat ekonomi sudah bergairah lagi, apa saja yang penting bagi perusahaan untuk ikut mengikuti momentum itu.
Saat sudah memahami apa yang penting bagi pelanggan yang disebut value add dan perusahaan yang disebut value enabler, maka kita akan dapat mengidentifikasi sumber pemborosan di perusahaan, baik di proses inti maupun proses pendukung DENGAN TEPAT. Apapun yang tidak sejalan dengan apa yang penting bagi pelanggan maupun perusahaan berarti pemborosan.
Mengenal Jenis Pemborosan
Jika tidak mau susah susah melakukan analisa nilai (value analysis) ada cara singkat untuk mengidentifikasi pemborosan di perusahaan yakni DOWNTIME. Kesemua pemborosan tersebut dapat kita pilah lagi menjadi beberapa kategori, yakni:
- Pemborosan di Process. Misal: rework, waiting, not utilized people, motion, excessive process.
- Pemborosan di Place (infrastruktur). Misal: Transportation: layout yang tidak sesuai alur proses, gedung yang terpisah-pisah, asset yang tidak terutilisasi ke return (banyak ruang kosong, dll)
- Pemborosan di Policy (kebijakan). Misal: inventory, overproduksi.
- Pemborosan di Product. Misal: Defect, atau ada elemen atau part produk yang tidak bermanfaat bagi pelanggan maupun branding perusahaan. Misal: plastic belanja di retail yang super warna-warni.
- Pemborosan di Struktur organisasi: ada bagian-bagian yang tidak mendukung proses bisnis. Misal jabatan yang diada-adakan, atau struktur yang malah menghambat alur proses, atau struktur pekerjaan yang overlap satu bagian dengan bagian lain (redundan).
- Pemborosan di Promotion. Misal: aktivitas sales marketing yang tidak menambah edukasi yang konsisten pada calon prospek, atau conversion rate yang rendah
Artikel Terkait : Bongkar Rahasia Bisnis Sukses Dengan Metode Efektif dan Efisien
Nah, dari jenis pemborosan tersebut, saya akan jelaskan beberapa hal penting yang harus dihindari oleh bisnis owner dalam melakukan program efisiensi. Yakni;
1# Menghitung Kapasitas
Sebetulnya kalau saya punya bisnis, misalnya perbankan, manufacturing atau saya punya bisnis distribusi. Berapa saya butuh pegawai? Tentu berdasarkan kapasitas yang saya miliki, atau berdasarkan target yang saya miliki. Ada workload analisisnya.
Perusahaan yang tidak menghitung kapasitas dengan baik, biasanya menggunakan sumberdaya manusia atau menggunakan peralatan melebihi kapasitasnya (burden atau over load). Seperti, karyawan bekerja melebihi jam. Padahal, hal tersebut dapat berakibat pada risiko kesehatan, keselamatan kerja dan risiko hukum. Jadi jangan bangga kalau karyawan kita biasa kerja 12 jam setiap hari. Lama lama bisa gawat. Dan itu artinya, ada yang salah dengan aktivitas bisnis kita kalau seperti itu.
Contoh lain misalnya: kita bangga kalau kita sudah berhasil memodifikasi angkutan barang produksi kita yang kapasitas awalnya 10 ton jadi 20 ton… Bisa kecelakaan di jalan lho! Dan akibatnya jadi ke mana mana.
Nah, terjadinya inefisiensi bisnis mungkin pada awalnya kita sudah menganggap hal itu biasa, padahal itu adalah pemborosan. Karena tidak menyadari maka kita melakukanya terus-menerus dan karena kita melakukan terus-menerus bahkan bertahun-tahun, maka pada saat financial report, “loh, kok profit saya kecil?” Ternyata kita sudah melakukan pemborosan-pemborosan yang tidak sadar sejak lama.
2# Inventory
Inventory, alias stok. Ia merupakan penumpukan barang yang tidak dibutuhkan atau mungkin berlebihan. Penumpukan barang misalnya, saya menumpuk finished good, menumpuk raw materials atau bisa jadi karyawan numpuk pekerjaan yang ditunda, menumpuk pekerjaan karena tidak bisa diputuskan: customernya kurang informasi, kurang data, kurang berkas, numpuk semua dan itu adalah inventory.
Terjadinya inventory ini salah satunya diakibatkan oleh sistemasi bisnis yang tidak berjalan. Akibatnya banyak pegawai atau bahkan owner bisnis lalai dalam membuat pekerjaan lebih efektif.
Coba lihat gudang Anda, berapa banyak material yang numpuk banyak yang slow moving, bahkan deadstock. Itu mematikan cashflow kita. Dalam prinsip efisiensi, stok harus pas, tidak boleh kurang juga tidak boleh lebih. Lebih mengganggu cashflow, kurang mengganggu operasional.
So, saran saya adalah jangan melakukan inventory dalam bisnis. Selesaikan pekerjaan dan manfaatkan barang seefektif dan seefisien mungkin.
Artikel Terkait : Cara Menghabiskan Deadstock Tanpa Rugi
#3 Motion
Motion merupakan gerakan-gerakan yang tidak perlu. Jika transport membawa barang-barang (bisa material atau dokumen) dari satu tempat ke tempat lain, maka motion ini adalah gerakan manusianya (tanpa material atau dokumen).
Coba seberapa sering kita dalam melakukan pekerjaan mencari dokumen, mencari file, nyariin barang, nyariin spidol, nyariin atasan, nyariin bawahan. Itu semua sifatnya motion dan membutuhkan gerakan.
Nah, yang namanya mencari-cari jelas jelas apapun gerakannya adalah TIDAK PENTING. Menghabiskan waktu…menghabiskan tenaga….ujung-ujungnya karyawan tidak produktif karena kerjanya lambat, karena sering nyari hal-hal yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional. Masuk akal?
So, dengan melakukan efisiensi tepat guna maka rata-rata perusahaan dapat menurunkan biaya produksi 20-30%, output produksi juga meningkat 2-4 kali lipat dengan sumberdaya yang sama, menghilangkan waktu lembur, utilisasi asset lebih optimal dan moral karyawan semakin tinggi karena justru mereka dibantu untuk menghasilkan produk atau layanan secara lebih mudah, cepat, dengan kualitas tinggi.
Inilah efisiensi bisnis yang harus dilakukan secara tepat agar nantinya tidak menghambat kinerja dan mempengaruhi produktifitas bisnis. Melakukan efisiensi bisnis, justeru bisa mempercepat roda bisnis, membuat bisnis bisa lari lebih kencang.
Bayangkan ada dua binatang: ada gajah dan ada citah. Kalau gajah lambat karena gendut. Tapi kalau Citah itu ramping, dia bisa lari sangat kencang, bahkan binatang darat yang larinya paling cepat ya Citah. Kenapa? Karena dia “ramping”. Nah, bisnis Anda pun harus ramping. Kalau bisnisnya gendut, mau lari dan mau gerak susah, maka kita akan selalu ketinggalan oleh kompetitor kita.
Teknik efisiensi dengan paradigma baru tersebut sangat applicable diterapkan berbagai jenis industri baik tingkat korporasi maupun SME: manufaktur, pertambangan dan energy, lembaga keuangan, rumah sakit, bahkan Hotel sekalipun.
Metodologi Efficiency mastery secara garis besar dibagi menjadi beberapa langkah besar yakni:
- Mengidentifikasi apa yang penting untuk hemat dan pertumbuhan dipandang dare kacamata pelanggan
- Mengidentifikasi pemborosan saat ini
- Melakukan streamlining (eliminasi, reduksi, kombinasi, divisi)
- Memonitor hasil streamline ke laporan keuangan (thd P/L, terhadap Balance Sheet, dan Cashflow)
Salam Pencerahan
