Sebagai pemilik dari sebuah bisnis, Anda tentu ingin perusahaan terus berkembang. Selain berkembang dalam hal pendapatan, perkembangan dari segi efisiensi kerja juga sangat penting. Bagaimana efektivitas dan produktivitas kerja karyawan, semua itu perlu dimonitor dan dievaluasi dengan indikator yang jelas. Itulah kenapa Anda perlu mengetahui cara membuat key performance indikator.
Key Performance Indicator (KPI) merupakan jenis indikator yang banyak digunakan perusahaan untuk menilai performa karyawannya. Apakah efektivitas dan produktivitas kerja karyawan sudah benar-benar tercapai? Semua itu dapat dilihat dari KPI. Berangkat dari sini, Anda bisa mulai merancang strategi baru untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)
KPI karyawan adalah alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas kerja karyawan demi mencapai tujuan perusahaan. Apakah target berhasil dicapai atau tidak, semua itu dapat dilihat dari KPI-nya.
Penilaian dalam KPI bersifat kuantitatif atau dapat dihitung. Meski demikian, penilaian yang dilakukan bersifat non-finansial. KPI menggunakan ukuran yang sering digunakan sehingga mudah dipahami oleh manajemen.
Tanggung jawab dalam hasil penilaian KPI merupakan tanggung jawab individu dan tim. Karena itu, efek dari KPI ini sangat signifikan dan bersifat positif bagi perusahaan.
Periode pengukuran KPI bisa bersifat harian, mingguan hingga bulanan. Hal tersebut membuat pelacakan menjadi lebih mudah. Saat ada karyawan yang menyimpang dari KPI, Anda bisa segera mengambil tindakan.
Jenis-Jenis KPI
Pada dasarnya, Key Performance Indicator (KPI) terbagi menjadi dua jenis, yakni Key Performance Indicator Financial dan Key Performance Indicator Non-Financial. Kedua jenis KPI tersebut memiliki tujuan yang berbeda. Untuk lebih memahami keduanya, berikut penjelasannya.
1. Key Performance Indicator Financial
Jenis KPI ini dibuat untuk mengukur kinerja perusahaan yang berkaitan langsung dengan keuangan. Beberapa contoh KPI finansial ini diantaranya adalah KPI Net Profit, KPI Gross Profit, KPI Margin Laba Kotor, KPI Margin Laba Bersih dan KPI Rasio Lancar.
2. Key Performance Indicator Non-Financial
Berbeda dengan Key Performance Indicator Financial, Key Performance Indicator Non-Financial dibuat untuk mengukur kinerja yang tidak secara langsung berkaitan dengan keuangan. Lebih spesifik lagi, KPI ini lebih berkaitan dengan pelanggan. Beberapa contoh KPI yang masuk kategori non-finansial diantaranya adalah repeat customer to new customer ratio, customer satisfaction metrics, manpower turnover dan market share.
Manfaat KPI dalam Bisnis
Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan dari Key Performance Indicator (KPI). Salah satu yang paling fundamental adalah memudahkan HRD melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja karyawan. Di samping itu, KPI juga membantu HRD mengukur dampaknya bagi perusahaan. Untuk lebih jelasnya, berikut manfaat KPI selengkapnya.
1. Sebagai Parameter untuk Membangun Sistem Reward dan Punishment
Salah satu cara untuk menjaga dan meningkatkan motivasi kerja karyawan adalah dengan menerapkan sistem reward dan punishment. Bagi karyawan yang bekerja dengan baik, mereka akan mendapatkan reward atau imbalan atas kinerjanya. Namun jika karyawan melakukan kesalahan, ada punishment atau hukuman yang harus diterima.
KPI membantu perusahaan membangun sistem reward dan punishment dengan lebih baik. Tidak hanya membangun sistemnya saja, KPI juga membantu proses pelaksanaannya.
2. Memperjelas Ekspektasi Perusahaan Terhadap Karyawan
Tanpa target yang jelas, sulit untuk mengatakan apakah kinerja karyawan sudah efektif atau belum. Target membuat karyawan tahu apa yang harus dituju. Bagi perusahaan, hal tersebut dapat menjadi tolak ukur keberhasilan karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.
KPI membantu karyawan untuk mengetahui ekspektasi perusahaan. Bukan hanya gambaran besarnya saja, karyawan dapat mengetahui ekspektasi yang dipercayakan kepadanya secara lebih terperinci.
3. Sebagai Referensi Untuk Mencapai Tujuan
Data-data yang tertulis di dalam KPI bisa menjadi referensi bagi perusahaan dan karyawan untuk mencapai tujuan. Apa saja hal-hal yang perlu diperbaiki dan apa saja yang perlu dipertahankan dan ditingkatkan, semua itu dapat dilihat di dalam KPI. Dengan penilaian yang terukur, ukuran untuk mencapai tujuan juga menjadi lebih jelas.
4. Memudahkan Penilaian Kinerja Karyawan
Kinerja karyawan perlu diukur untuk mengetahui performanya. Apakah karyawan sudah bekerja secara efektif atau belum, semua itu dapat dinilai dari Key Performance Indicator (KPI). Penilaian KPI juga bersifat objektif. Karena itu, Anda juga bisa menemukan solusi yang lebih objektif dan benar-benar efektif.
Bagaimana Cara Membuat KPI
Implementasi KPI membutuhkan sistem yang berkaitan satu sama lain. Mulai dari karyawan, manajer, pemilik bisnis atau pemegang saham, supplier hingga pelanggan, semua harus terkait. Metode yang digunakan akan sangat berpengaruh pada kualitas penilaian. Untuk itulah, cara membuat key performance indicator biasanya menggunakan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).
1. Specific
Sulit untuk mendapatkan hasil terbaik jika tidak memiliki tujuan atau hasil yang jelas. Hal tersebut juga berlaku saat ingin membuat KPI. Anda harus menentukan tujuan dan hasil yang spesifik dan jelas. Dengan demikian, akan lebih mudah untuk mengetahui apakah tujuan yang diinginkan sudah tercapai atau belum.
2. Measurable
Saat menentukan tujuan, Anda harus memastikan bahwa tujuan tersebut dapat diukur pencapaiannya, baik secara kualitas maupun kuantitas. Jika tujuan tersebut belum tercapai, apa yang masih kurang? Jika sudah tercapai, seberapa baik pencapaiannya? Dengan tujuan yang terukur, evaluasi lebih mudah dilakukan.
3. Achievable
Memiliki tujuan besar itu bagus. Akan tetapi apakah tujuan tersebut achievable atau dapat dicapai dengan kondisi perusahaan saat ini? Saat membuat KPI, Anda harus mempertimbangkan hal tersebut. Setelah itu, Anda bisa mulai memformulasinya menjadi sebuah tantangan yang memacu semangat karyawan untuk mencapai tujuan.
4. Realistic
Tolak ukur keberhasilan dapat dilihat dari hasil yang didapatkan. Meski demikian, Anda juga harus mempertimbangkan apakah hasil yang ditentukan cukup realistis untuk dicapai. Dalam hal ini, sesuaikan tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kondisi dan kapasitas perusahaan.
5. Time Sensitive
Bisnis adalah sebuah kompetisi. Jika terlambat mengambil langkah strategis, Anda berisiko kalah dari kompetitor. Setiap tujuan dan hasil yang ditentukan juga harus memiliki batas waktu. Dengan menentukan batas waktu, Anda juga bisa mengukur peningkatan kinerja dengan lebih mudah.
Kesimpulan
Bagi pelaku usaha, bertahan saja tidaklah cukup. Anda pasti juga ingin terus berkembang. Perkembangan ini dapat dilihat dari beberapa aspek. Di samping penghasilan, perkembangan juga harus dilihat dari aspek kinerja karyawan.
Meningkatkan produktivitas karyawan adalah salah satu tantangan terberat dalam mengelola sebuah usaha. Di satu sisi manusia memiliki batas kemampuannya masing-masing. Di sisi lain, setiap individu memiliki potensi yang mungkin belum sepenuhnya dapat digali.
Sudah menjadi tugas seorang pemimpin untuk menarik potensi terbaik dari karyawannya. Bukan hanya demi mengejar hasil yang lebih baik. Usaha-usaha untuk meningkatkan produktivitas juga perlu dilakukan demi meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
Di sini, saya, Tom MC Ifle, founder Top Coach Indonesia akan membantu Anda mencapai tujuan tersebut. Bersama Extreme Productivity Workshop, Anda tidak hanya diajarkan tentang bagaimana cara meningkatkan produktivitas karyawan. Lebih dari itu, Anda juga akan dibimbing tentang bagaimana cara menjadi pemimpin yang lebih baik bagi karyawan.
